Através da API do InvoiceXpress consegue controlar a facturação: criar e gerir clientes, criar e actualizar estados de documentos.

O que é API?
API significa Application Programming Interface, uma interface programática que permite integrar várias aplicações.
Trocando por miúdos, é uma forma de as aplicações ‘falarem’ entre si. Ou seja, com a aplicação, falamos para pessoas. Com a API, falamos para máquinas.

Quando me serve a API?
Se tiver uma plataforma online, como por exemplo uma loja, e precisar de emitir facturas pode fazer a integração com o InvoiceXpress através da API.
Depois da integração feita, a sua plataforma online faz “pedidos” ao InvoiceXpress e a aplicação “responde-lhe” com o documento de que precisa.

Como começo a utilizar?

1. Registe-se no InvoiceXpress (pode ser durante o período de trial)
2. Aceda a Configurações > API > clique em Gerar Chave
3. Consulte a documentação da API
4. Comece a integração com a sua plataforma

Em caso de qualquer dúvida ou sugestão, deixe um comentário abaixo.

Reconheça o mérito
Para se sentirem motivadas, as pessoas precisam de feedback, sobretudo quando se reconhece mérito. Elogie e seleccione o “Empregado do Mês” (deixe ser a equipa a votar).

Ofereça benefícios e pequenos mimos
Faça os colaboradores sentirem-se valorizados. Através de parcerias, ofereça descontos em ginásios, aconselhamento de advogados, acordos com clínicas ou instituições bancárias. Tenha à disposição no escritório mimos como fruta fresca, café ou chá.

Promova o espírito de equipa
Está provado que actividades fora do local de trabalho promovem o espírito de equipa. A estratégia chama-­se “team building” e estimula o relacionamento entre colegas através, por exemplo, de jogos, eventos, etc.

Permita folgas no dia de aniversário
Parece insignificante, mas os colaboradores vão valorizar poder passar o aniversário com a família e amigos.

Estabeleça padrões elevados e apoie a inovação
Envolva os trabalhadores na estratégia de negócio aumentando as suas competências. Permita que a equipa evolua e cresça dentro da empresa.

Aposte em sessões de reflexão
Proporcione momentos em que equipa em que sugira aos colaboradores um tempo de reflexão, de tomada de consciência e estabelecimento de metas pessoais e profissionais.

Promova o intra­empreendedorismo
Transforme cada colaborador num empreendedor de sucesso. Dê mais voz à equipa, incentive a participação; delega funções e ainda mostra que confia neles.

Neste guia vai aprender sobre:

O básico de facturação:

• Elementos obrigatórios numa factura;
• Documentos de acerto (notas de crédito/débito);
• Cancelamento de facturas.

O ciclo de facturação:

• Orçamentos;
• Facturas;
• Processo de cobrança.

As novas regras de facturação em 2013:

• Comunicação mensal da sua facturação.

Download gratuito do guia “Facturação em 10 minutos”

A LXFactory, centro empresarial e comercial onde nos situamos, realiza mais um Open Day na próxima sexta-feira, dia 10 de Maio.

Se visitar o espaço da LX Factory (localização) na próxima sexta-feira, faça-nos uma visita! Estamos no Edificio I, Piso 4, Sala 4.10b.

Faça a sua inscrição grátis

Agenda:

1. Introdução;
2. Básico sobre Facturação;
3. As novas regras de facturação;
4. Demonstração do InvoiceXpress.

Duração:

Aproximadamente 2 horas (check-in às 18h00)

Orador:

Rui Pedro Alves, CEO & Founder RUPEAL

Local:

COWORKLISBOA Central Station, Rua da Moeda nº 6, 2715-311 Lisboa

A Portaria n.º 161/2013, de 23 de Abril veio adiar a data de entrada em vigor do regime de comunicação de documentos de transporte para 1 de Julho de 2013. Este regime foi introduzido o ano passado, no Decreto-Lei n.º 198/2012, e obriga à comunicação prévia dos documentos de transporte, antes das mercadorias sairem para a rua.

Adicionalmente, a Portaria n.º 160/2013 também atrasou a entrada em vigor da nova versão do SAF-T (PT) para a mesma data, 1 de Julho de 2013.

O InvoiceXpress já se encontra preparado. Quando chegar dia 1 de Julho, os utilizadores InvoiceXpress não terão de se preocupar com estas actualizações.

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* ACTUALIZAÇÃO: a Portaria 161/2013, de 23 de Abril, veio alterar a data de entrada em vigor deste regime

Os utilizadores do InvoiceXpress não se terão de preocupar, o programa vai suportar e facilitar esta comunicação.

“Como poderei comunicar as minhas guias?”
O método como escolheu comunicar as suas facturas à AT irá ditar como vai comunicar os documentos de transporte. Ou seja, se escolheu comunicar as facturas automaticamente, o InvoiceXpress irá também comunicar automaticamente as suas guias. E se escolheu comunicar as suas facturas através do envio do SAF-T no Portal das Finanças, essa configuração continua definida para comunicar os seus documentos de transporte.

“Como vai funcionar a comunicação automática?”
A comunicação dos documentos de transporte será feita assim que finalizar o documento. Esta comunicação vai gerar um código (fornecido pela AT) que o InvoiceXpress irá automaticamente inserir na sua guia. É este código que serve para validar o documento.

Importante: deverá aceder ao Portal das Finanças e editar o seu sub-utilizador para conseguir comunicar documentos de transporte.

“Como vai funcionar a comunicação pelo envio do SAF-T?”
Bastará aceder ao menu SAF-T, dentro das Configurações Gerais, e exportar o ficheiro SAF-T referente às guias. De seguida, aceder ao portal e-Fatura e enviar o SAF-T. O portal irá retornar um ficheiro com os códigos referentes a cada guia (são estes códigos que validam os documentos), depois deverá importar este ficheiro no InvoiceXpress para atribuir os códigos às respectivas guias.

“Quais documentos serão comunicados?”
Os documentos a serem comunicados são as guias de transporte, guias de remessa e guias de devolução. Estes documentos serão comunicados automaticamente ou através da exportação do ficheiro SAF-T.

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Com o InvoiceXpress pode comunicar os documentos de transporte automaticamente (Configurações > Autoridade Tributária), mas precisa de um sub-utilizador no Portal das Finanças.

Aceda ao Portal das Finanças, faça login e siga os seguintes passos:

1.  No menu lateral, aceda a Serviços Tributários;
   
2. Clique em Outros Serviços;
   
3. Seleccione Gestão de Utilizadores;
   
4. Se já criou um sub-utilizador para comunicar as suas facturas, seleccione-o, clique em “Alterar Dados” e salte para o passo 6. Se vai criar um sub-utilizador pela primeira vez, clique em Criar Um Novo Utilizador e siga para o passo 5.
   
5. Agora, defina qual a senha do seu sub-utilizador. IMPORTANTE: pode definir um nome a este sub-utilizador, mas na configuração do InvoiceXpress deve inserir o seu sub-utilizador (ex: 508025338/1) e não o nome.
6. Assinale a opção WDT – Comunicação de dados de Documentos de Transporte (se estiver a editar um sub-utilizador existente para a comunicação de facturas deverá manter assinalada a opção WFA);
7. Por fim, clique em Continuar.
   

Pode agora usar este sub-utilizador para comunicar os seus documentos de transporte automaticamente à Autoridade Tributária e Aduaneira. Aceda às Configurações da sua conta e ao separador Autoridade Tributária.

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É o adiantamento do valor em dívida por uma instituição financeira à sua empresa. Por exemplo, se emitir uma factura de 1000€ a um cliente pode, antes da mesma vencer, recorrer a um banco para a saldar.

Quando o cliente pagar a factura fá-lo directamente com a instituição financeira. Dependendo da instituição, pode estar incluída uma garantia para o risco de não pagamento.

Porquê recorrer ao factoring?

O factoring pode ser um instrumento de gestão complementar ao crédito bancário, ao leasing ou ao capital de risco, sobretudo no caso das PME que ainda não têm a sua situação financeira equilibrada ou que preferem delegar a tarefa da gestão dos créditos a clientes.

Destina-se a empresas que vendam produtos ou serviços a outras empresas ou organismos públicos, independentemente de dimensão, de sector de actividade e de actuarem no mercado nacional ou de exportação.

Quais as vantagens?

• Simplificação das operações de gestão e de créditos;
• Liquidez imediata;
• Melhor planificação da tesouraria;
• Redução dos custos administrativos de pessoal e de comunicações;
• Maior capacidade de financiamento;
• Segurança das vendas a crédito.

Quais as desvantagens?

• O crédito pode ser cancelado em caso de incumprimento persistente do cliente da empresa;
• Perigo de se concentrar apenas nos créditos de curto prazo;
• Pode não cobrir as margens de câmbio;
• Etc.

Para que serve?

Neste relatório tem acesso a uma simples e rápida consulta ao saldo que os seus clientes têm com a sua empresa. Fique a par sobre quanto foi facturado a cada cliente, quanto cada cliente já lhe pagou e quanto cada cliente ainda lhe deve.

Que dados posso consultar?

Ao aceder ao relatório irá visualizar, por pré-definição, os valores referentes ao mês actual e a todos os seus clientes. Se for necessário, pode obter um relatório mais específico, filtrando por um ou mais clientes ou por intervalo de datas. Pode ainda optar por ver os valores com ou sem IVA.

O relatório mostra na primeira coluna o nome dos clientes. Na segunda figuram os valores facturados e que estão ainda por receber. A terceira mostra os valores pagos. E, por fim, na última coluna pode ver o saldo que tem com cada cliente, ou seja, o valor pago menos o valor facturado. No fundo da página é apresentado um sumário com os totais.

Como funciona?

1. Configure se quer ver os dados de todos os clientes ou de apenas alguns (pode adicionar múltiplos clientes);
2. Opte por ver os valores com ou sem IVA;
3. Escolha qual o período de tempo que quer consultar – pode optar por um pré-definido ou personalizar este intervalo;
4. De seguida, clique em Actualizar Relatório para obter os dados de acordo com a sua configuração;
5. Com o relatório “finalizado”, se necessitar, pode exportá-lo clicando no botão “Exportar como Excel” à direita.