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Perguntas frequentes

O InvoiceXpress procura facilitar e simplificar os processos de facturação, mas por vezes é preciso uma ajuda extra.

faq

Precisa de ajuda?

Geral

Para apagar um utilizador tem de entrar com o login de administrador. Aceda a Configurações > Utilizadores e seleccione o botão “Apagar” do utilizador que pretende eliminar. Na janela de confirmação, seleccione “Apagar”.

Sim. Pode personalizar os emails que são enviados aos seus clientes em Configurações > Personalização:

  1. Edite o assunto e o corpo do email que deseja enviar.
  2. Pode ainda especificar os dados do seu cliente utilizando os códigos disponíveis para o efeito.

Os emails que pode personalizar são os de nova factura e os de novo recibo.

Para adicionar utilizadores à sua conta tem de entrar com o login de administrador. Aceda a Configurações > Utilizadores:

  1. Seleccione “Adicionar novo utilizador”.
  2. Insira o email do novo utilizador.
  3. Se quiser que o novo utilizador tenha privilégios de administrador active a opção "Administrador". Caso contrário, não precisa de fazer nada.
  4. Clique no botão “Guardar”.

Um email com os dados de login será enviado ao novo utilizador.

Para activar este serviço e criar facturas com referência multibanco deve aceder ao menu Receber Pagamentos, dentro das Configurações da sua conta, e seleccionar o botão “Aderir gratuitamente”.

Depois deverá preencher os dados pedidos no formulário e carregar no botão “Activar”.

Sim, pode personalizar as notificações que são enviadas por email aos seus clientes em Configurações > Notificações:

  1. No campo "Documento" seleccione qual o tipo de documento para que pretende personalizar a notificação.
  2. Edite o "Assunto" e o "Corpo da mensagem" que deseja enviar.
  3. Pode ainda especificar, em ambos os campos, os dados do seu cliente utilizando os códigos disponíveis para o efeito.

Neste momento, o InvoiceXpress está disponível em Português, Inglês e Espanhol.

Não, o InvoiceXpress está disponível através dos nossos servidores, e não pode ser instalado. Nós asseguramos os servidores, segurança e as actualizações para que não tenha de se preocupar com nada.


Facturas

Para emitir uma nota de crédito tem duas hipóteses:

De forma independente:

  1. Aceda ao separador Facturas;
  2. Clique no botão Nota de Crédito;
  3. Preencha os dados necessários;
  4. Clique em Guardar Como Rascunho;
  5. Verifique toda a informação e, se estiver tudo OK, clique em Finalizar.

A partir de uma factura, ficando associada a ela:

  1. Aceda ao separador Facturas;
  2. Aceda à respectiva factura;
  3. Clique no botão Nota de Crédito;
    (caso não veja o botão será porque factura se encontra arquivada, desarquive-a clicando em Desarquivar)
  4. Edite/preencha os dados necessários;
  5. Clique em Guardar Como Rascunho;
  6. Verifique toda a informação e, se estiver tudo OK, clique em Finalizar.

 

Sim, para manter a numeração das suas facturas deve criar uma nova série em Configurações > Séries

  1. Seleccione o botão “Nova Série”
  2. Insira o nome da série no campo “Série”
  3. No campo “Último documento” indique o número do último documento. Os documentos criados nesta nova série irão começar a partir do número que aqui inserir.
  4. Clique em "Guardar" e a série será activada.

Sim, ao criar a sua factura, nos detalhes da factura existe o campo “Retenção %”.

Defina a percentagem que pretende reter. O sumário e total da factura é automaticamente actualizado.

Sim, pode, pode personalizar as suas facturas e outros documentos com o logótipo da sua empresa.

Basta aceder às Configurações da sua conta e dentro do menu Personalização clique em Choose File, seleccione o ficheiro de imagem no seu computador e, no fundo do ecrã, clique em Guardar.

Se receber a seguinte mensagem de erro "Ficheiro de imagem não suportado. Clica aqui para saber como evitar isto." terá de optar por outro ficheiro de imagem (preferência formato JPEG). Caso não tenha outro ficheiro, experimente voltar a gravar esse mesmo ficheiro de imagem (e, de novo, preferência formato JPEG) e repita o processo de enviar a sua imagem.

Pode ainda personalizar os seus documentos das seguintes formas:

  • Adicione uma frase personalizada no rodapé das suas facturas
  • Escolha o modelo de PDF a utilizar nas suas facturas: Clássico ou Elegante
  • Adicione os seus dados bancários às suas facturas (NIB, IBAN e/ou SWIFT/BIC) (disponível apenas no modelo Elegante

 

As facturas em estado “Final” não podem ser apagadas e o número de série que lhes foi atribuído não poderá ser utilizado noutra factura. As facturas finalizadas podem, no entanto, ser canceladas.

  1. Aceda ao separador Facturas;
  2. Seleccione a factura que pretende cancelar;
  3. Clique no botão “Cancelar” do lado direito;
    3.1. Se não visualizar o botão "Cancelar" será porque a factura se encontra arquivada (clique no botão "Desarquivar") ou assinalada como paga (elimine os pagamentos da factura à direita);
  4. Indique a razão de cancelamento (obrigatório por lei);
  5. Por fim, clique no botão “Cancelar documento”.

Video

Para criar uma factura aceda ao tabulador "Facturas" e clique, à direita, no botão "Nova Factura".
Preencha os dados da sua factura e seleccione o botão “Criar”.

Para apagar um factura aceda ao tabulador "Facturas" e seleccione a factura pretendida.

Se a factura ainda for um “Rascunho” poderá apagá-la clicando no botão “Apagar”, que se encontra acima da factura, e ela será eliminada da sua lista.

Não é possível apagar uma factura em estado "Final", mas poderá proceder com o seu cancelamento.

As suas facturas podem estar definidas em estado de:

  • Rascunho – a factura foi criada mas não tem número de série atribuído;
  • Final – a factura já tem número de série atribuído e está pronta para ser entregue ao seu cliente;
  • 2ª Via – segunda cópia da factura em estado Final;
  • Pago – factura que já foi paga e já não pode ser editada;
  • Cancelada – uma factura que já tinha sido finalizada e não foi utilizada;
  • Apagada – quando apaga uma factura em “Rascunho”. Este estado não está presente na lista das facturas.

Sim, na lista de facturas, pode seleccionar as que pretende fazer download e clicar na acção de grupo “Download PDF's”.

Sim, pode, e existem duas formas de fazê-lo:

  1. Personalizando para cada cliente - ao criar um contacto/cliente, pode especificar as opções de envio da factura para cada cliente:
    • Vá ao tabulador Contactos
    • Clique em “Novo Contacto”
    • Na área de “Campos por omissão”, se desactivar a opção "Usar definições de conta", pode seleccionar criar factura como:
    • Original,
    • Original e Duplicado
    • Original, Duplicado e Triplicado
    • Original, Duplicado, Triplicado e Quadruplicado.
  2. Definindo globalmente para todos os clientes:
    • Aceda a Configurações > Geral;
    • Encontrará, de novo, a área “Campos por omissão”, onde poderá seleccionar como criar a factura;
    • Clique em "Guardar";
    • Esta configuração ficará gravada e será usada por defeito em todas as facturas que emitir, a não ser que defina de forma diferente para algum(ns) cliente(s) em particular.

Sim, as facturas enviadas ao seu cliente são anexadas ao email, em formato PDF.


Orçamentos

Ambos os documentos são idênticos a uma Factura Comercial no seu conteúdo mas sem número de série.

A Factura Proforma serve para atestar a terceiros (seguradoras, bancos, etc.) que a factura a ser emitida será efectivamente igual a esta.

Ao criar um Novo Orçamento no tabulador dos Orçamentos tem duas opções no tipo em Detalhes do Orçamento:

  • Proforma
  • Orçamento

Um orçamento é o documento que informa o cliente da melhor cotação possível para os respectivos serviços e produtos pretendidos e servirá como documento formal para assinatura de contrato ou emissão de Factura.


Guias

Os três documentos têm um efeito logístico e não financeiro/contabilístico, no entanto diferem em termos de finalidade e no contexto em que são utilizadas:

  • A guia de remessa indica que ocorreu o envio de mercadoria ou a prestação de serviços;
  • A guia de devolução acompanha a devolução da mercadoria e em termos práticos pede ao fornecedor que faça a consequente e respectiva emissão de uma Nota de Crédito sobre essa devolução;
  • A guia de transporte acompanha a mercadoria durante o seu transporte.

Ao criar uma Nova Guia no tabulador das Guias tem duas opções no tipo em Detalhes da Guia:

  • Guia de Remessa
  • Guia de Transporte
  • Guia de Devolução

Uma guia é um documento essencialmente logístico que se associa ao envio, devolução e transporte de mercadorias ou prestação de serviços.


Clientes

Para apagar um cliente vá ao tabulador "Contactos", entre na página do cliente que deseja apagar e, no lado direito, clique em "Apagar Cliente".

Pode criar um cliente de duas formas:

  1. No tabulador “Clientes” selecciona a opção “Novo Cliente” no menu do lado direito. Adiciona os detalhes do seu cliente e selecciona o botão “Guardar”.
  2. Ao criar uma nova factura, quando preenche a secção “Dados do Cliente” as informações do seu cliente serão guardadas quando seleccionar o botão “Criar”.

Agendamentos

Video

Ao criar o agendamento, pode seleccionar a opção “Enviar automaticamente por email”. As facturas serão criadas e enviadas directamente para o email do seu cliente na data seleccionada.

Um agendamento facilita o seu processo de facturação.

Os agendamentos podem ser usados, por exemplo, quando tem um projecto em que todos os meses tem de enviar facturas idênticas ao seu cliente. Ao criar um agendamento faz uma factura padrão e define a frequência com que deseja que a factura seja criada. A factura será então gerada e enviada automaticamente nas datas que especificou.


Itens

Para apagar um item, vá ao tabulador Itens.

  1. Seleccione o item que deseja apagar.
  2. Clique em "Apagar Item".
  3. Na janela de confirmação, clique em "Apagar".

Ao criar uma nova factura aceda à secção de Itens.

  1. Quando começar a escrever o nome do seu produto, o InvoiceXpress dá-lhe automaticamente uma lista de sugestão dos seus existentes itens.
  2. Ao seleccionar um dos itens da lista e carregar no “Enter”, o seu produto é adicionado e os dados do produto são preenchidos automaticamente.

Pode também criar um novo item e inserir todos os detalhes do item ao criar a sua factura.

Pode criar um item de duas formas:

  • No tabulador “Itens” seleccione o botão “Novo item”, preencha os detalhes do seu item e selecciona “Guardar”.
  • Ao criar uma nova factura, na secção “Itens” escreva o nome e depois de adicionar pode editar a descrição, preço e taxa do seu item. Estes dados serão automaticamente guardados quando seleccionar o botão “Criar”.

Os itens são os produtos ou serviços que a sua empresa fornece. Serão adicionados às suas facturas.


Conta

Actualmente pode importar dados em formato .csv (comma separated values).

Não, actualmente só dispomos dos planos de preço listados, não existem planos personalizados.
No entanto o utilizador tem toda a liberdade para fazer upgrade ou downgrade de plano, consoante as necessidades de facturação do mês em causa. Ao fazer upgrade/downgrade dispõe do novo limite durante os 30 dias seguintes.

Sim. Para apagar os seus dados da conta vá a Configurações > Conta.
Selecione o botão “Apagar”.
Receberá um email de confirmação e ao clicar no link a sua conta será apagada.

Para exportar os seus dados vá a Configurações > Exportar Dados.
Aqui tem três opções: Exportar SAFT, Exportar Dados e Exportar Conta (XML).

"Exportar SAFT" permite-lhe exportar um ficheiro .xml do seu SAFT.
Tem duas hipóteses: SAF-T PT 2010 ou SAF-T PT antigo.
Clique em "SAF-T PT 2010" ou "SAF-T PT antigo" para fazer o download do ficheiro .xml referente ao seu SAFT.

"Exportar Dados" permite-lhe exportar todas as suas facturas, contactos e itens:

  1. Seleccione o tipo de dados que pretender exportar.
  2. Seleccione em que tipo de formato pretende exportar os seus dados.
  3. Clique em "Exportar".

"Exportar Conta (XML)" permite-lhe exportar todos os dados da sua conta para um ficheiro .xml.
Clique em "Exportar" para fazer o download do ficheiro .xml com todos os dados da sua conta.

Para importar clientes ou produtos para o InvoiceXpess vá a Configurações > Importar Dados.

  1. Seleccione o tipo de dados em que pretende importar o ficheiro de dados.
  2. Para cada campo disponível escolha os dados respectivos do seu ficheiro importado.
  3. Clique em "Choose File" e seleccione o ficheiro a partir do qual deseja fazer a importação.
  4. Depois de seleccionado o ficheiro clique em "Upload".
  5. Carregue no botão “Visualizar” e confirme se os seus dados estão correctos.
  6. Seleccione “Importar”.

Ainda tem dúvidas?
Se ainda tem questões por responder sobre o InvoiceXpress escreva-nos para
support@invoicexpress.com